# Railey

> Railey donne aux travailleurs autonomes, aux petites entreprises et aux firmes de tenue de livres une passerelle puissante vers l'IA, permettant <hl>d'automatiser leur tenue de livres.</hl>

Dites bonjour à Railey, le nouveau membre de votre équipe.
Il ne fait pas que lire vos reçus : il les interprète, apprend votre façon de faire. Il opère à la vitesse de l'éclair.

## English
Say hello to Railey, the newest member of your team.
Railey gives self-employed professionals, small businesses and bookkeeping firms a powerful gateway to AI to <hl>automate their bookkeeping</hl>.
It doesn't just read your receipts — it interprets them and learns how you work. It operates at lightning speed.

## How it works
1. Connectez-vous à votre logiciel comptable préféré via la passerelle sécurisée Railey.
2. Téléversez vos factures et laissez Railey faire le travail.
3. Une fois approuvés, ceux-ci seront automatiquement importés dans votre logiciel comptable.
1. Connect your preferred accounting software through Railey's secure gateway.
2. Upload your invoices and let Railey do the work.
3. Once approved, they are imported automatically into your accounting software.

## Audience
Travailleurs autonomes et petites firmes de tenue de livres
Self-employed professionals and small bookkeeping firms
Conçu pour des gens comme vous
Restaurants, électriciens, travailleurs autonomes, courtiers immobiliers, teneurs de livres, plombiers, dentistes et des dizaines d'autres métiers. Si vous facturez, Railey est fait pour vous.
- Restaurants
- Électriciens
- Travailleurs autonomes
- Courtiers immobiliers
- Teneurs de livres
- Plombiers
- Boutiques
- Coiffeurs
- Chauffeurs de taxi
- Constructeurs
- Dentistes
- Professionnels
- Comptables
- Photographes
- Paysagistes
- Traiteurs
- Vétérinaires
- Entraîneurs personnels
- Designers d'intérieur
- Charpentiers
- Peintres
- Couvreurs
- Techniciens CVC
- Mécaniciens
- Avocats
- Architectes
- Consultants
- Tuteurs
- Studios de yoga
- Cafés
- Boulangeries
- Fleuristes
- Pharmacies
- Opticiens
- Chiropraticiens
- Massothérapeutes
- Salons de manucure
- Barbiers
- Services de nettoyage
- Déménageurs
- Camionneurs
- Agriculteurs
- Graphistes
- Développeurs web
- Vidéastes
- Musiciens
- Organisateurs d'événements
- Photographes de mariage
- Gestionnaires immobiliers
- Propriétaires
- Courtiers d'assurance
- Notaires
- Traducteurs
- Garderies
- Écoles privées
- Gyms
- Studios d'arts martiaux
- Toilettage pour animaux
- Promeneurs de chiens
- Serruriers
- Laveurs de vitres
- Entretien de piscines
- Installateurs solaires
- Firmes de sécurité
- Soutien informatique
- Agences de marketing
- Imprimeurs
- Tailleurs
- Bijoutiers
- Camions de cuisine
- Brasseurs
- Vignobles
- Gîtes
- Équipes de construction
- Vendeurs en ligne
Built for people like you
Restaurants, electricians, freelancers, real estate brokers, bookkeepers, plumbers, dentists, and dozens of other trades and practices. If you invoice, Railey is for you.
- Restaurants
- Electricians
- Freelancers
- Real estate brokers
- Bookkeepers
- Plumbers
- Boutiques
- Hairdressers
- Taxi drivers
- Home builders
- Dentists
- Professionals
- Accountants
- Photographers
- Landscapers
- Caterers
- Veterinarians
- Personal trainers
- Interior designers
- Carpenters
- Painters
- Roofers
- HVAC technicians
- Auto mechanics
- Lawyers
- Architects
- Consultants
- Tutors
- Yoga studios
- Cafés
- Bakeries
- Florists
- Pharmacies
- Opticians
- Chiropractors
- Massage therapists
- Nail salons
- Barbers
- Cleaning services
- Moving companies
- Truck drivers
- Farmers
- Graphic designers
- Web developers
- Video producers
- Musicians
- Event planners
- Wedding photographers
- Property managers
- Landlords
- Insurance brokers
- Notaries
- Translators
- Daycares
- Private schools
- Gyms
- Martial arts studios
- Pet groomers
- Dog walkers
- Locksmiths
- Window cleaners
- Pool services
- Solar installers
- Security firms
- IT support
- Marketing agencies
- Printers
- Tailors
- Jewelers
- Food trucks
- Brewers
- Wineries
- Bed and breakfasts
- Construction crews
- E-commerce sellers
Conçu pour les travailleurs autonomes, les petites entreprises et les firmes de tenue de livres. Railey traite les factures, les reçus et les PDF multipages : il extrait, classe et prépare le tout. Il ne vous reste qu'à vérifier, approuver et comptabiliser.

## AI billing
Pay with Railey credits, or use your own AI key
Choose how document AI processing is billed. Use Railey credits, or connect your OpenAI or Anthropic key and pay your provider directly.
Payez avec vos crédits Railey, ou utilisez votre propre clé IA
Choisissez comment le traitement IA des documents est facturé. Utilisez vos crédits Railey, ou connectez votre clé OpenAI ou Anthropic : votre fournisseur vous facture directement.

## Integrations
Connectez votre compte FreshBooks, QuickBooks, Zoho Books ou Xero à Railey et restez synchronisé : plan comptable, fournisseurs, clients, taxes et devises toujours à jour.
- QuickBooks Online
- Xero
- Zoho Books
- FreshBooks

## Security
La sécurité est intégrée à Railey dès le départ — une <hl>protection de niveau entreprise</hl>. Infrastructure Microsoft Azure. Hébergement en Amérique du Nord.

## FAQ (fr)

### Que fait Railey ?
Railey donne aux travailleurs autonomes et aux petites firmes de tenue de livres une passerelle puissante vers l'IA, permettant d'automatiser leur tenue de livres. Il ne fait pas que lire vos reçus : il les interprète, apprend votre façon de faire, et opère à la vitesse de l'éclair.

### À qui s'adresse Railey ?
Railey s'adresse aux travailleurs autonomes et aux petites firmes de tenue de livres qui veulent une passerelle vers l'IA pour automatiser leur tenue de livres. Parmi les utilisateurs typiques : restaurants, électriciens, travailleurs autonomes, courtiers immobiliers, teneurs de livres, plombiers, coiffeurs, constructeurs, dentistes, consultants, et bien d'autres métiers qui facturent.

### Quels types de fichiers puis-je téléverser ?
Nous prenons en charge les fichiers PDF et les formats d'image suivants : JPG, JPEG, JFIF, PNG, BMP, TIFF, TIF et HEIF. Nous prenons également en charge les fichiers vidéo : MOV, MP4, WEBM et AVI (max 150 Mo par fichier, max 1 minute de durée). Chaque page est traitée individuellement pour une précision maximale. Les fichiers HTML, Word (DOCX) et Excel (XLSX) ne sont pas pris en charge pour le moment.

### Quelle est la taille maximale de fichier que je peux téléverser ?
Pour les documents (PDF, images), la taille totale de tous les fichiers dans un seul téléversement ne doit pas dépasser 25 Mo. Pour les fichiers vidéo (MOV, MP4, WEBM, AVI), chaque fichier ne doit pas dépasser 150 Mo et ne doit pas durer plus d'1 minute. Si vos fichiers dépassent ces limites, veuillez les téléverser en lots plus petits.

### Y a-t-il des limites de pages ou de résolution ?
Oui. Les fichiers PDF sont limités à 200 pages par fichier. Les images ne peuvent pas dépasser 10 000 x 10 000 pixels. Si votre PDF dépasse la limite de pages, veuillez le diviser en fichiers plus petits avant de le téléverser. Si votre image dépasse la limite de résolution, veuillez la redimensionner avant de la téléverser.

### Puis-je téléverser des documents de plusieurs pages ?
Oui. Les PDF de plusieurs pages (jusqu'à 200 pages) sont automatiquement divisés et analysés page par page pour garantir une extraction précise de toutes les informations.

### Comment mes fichiers téléversés sont-ils traités ?
Vos documents sont traités avec une technologie de vision IA utilisant les modèles et autres outils de lecture avancés. Nous validons l'information à l'aide de plusieurs niveaux de validation. Toutefois, le système n'est pas parfait et les résultats dépendent de la qualité et du format du document téléversé.

### Quelle est la différence entre « Un document par fichier » et « Un document par page » ?
Un document par fichier traite chaque fichier téléversé comme un seul document (par exemple, un PDF de 5 pages = 1 facture). Un document par page divise les fichiers de plusieurs pages en documents distincts (par exemple, un PDF de 5 pages = 5 factures). Choisissez en fonction de la façon dont vos factures sont numérisées ou enregistrées.

### Quelles informations l'IA extrait-elle ?
L'IA extrait le nom et l'adresse du fournisseur, le numéro et la date de facture, la devise, les lignes d'articles (description, quantité, prix, total), les taxes (TPS/TVH, TVA, etc.), les sous-totaux et totaux, ainsi que les détails de paiement lorsqu'ils sont présents.

### Que se passe-t-il si l'IA n'est pas sûre de quelque chose ?
Le système signale les champs incertains pour révision et fournit un résumé de validation afin que vous puissiez rapidement identifier et corriger les problèmes potentiels avant de publier dans votre système comptable.

### Puis-je modifier les données extraites ?
Absolument. Vous pouvez réviser et modifier chaque champ avant de finaliser ou d'exporter. Le système est conçu pour la vérification humaine afin de garantir la précision.

### Que sont les comptes de dépenses et pourquoi dois-je les attribuer ?
Les comptes de dépenses (de votre plan comptable) catégorisent chaque ligne d'article pour une comptabilité appropriée — comme « Fournitures de bureau », « Voyage » ou « Équipement ». Attribuer le bon compte garantit des rapports financiers précis. L'IA suggère des comptes, mais vous devez les réviser et les ajuster avant de publier.

### Comment fonctionne la correspondance des fournisseurs ?
Lors du traitement d'un document, nous tentons de faire correspondre le nom du fournisseur aux fournisseurs existants dans votre système. Vous pouvez réviser les correspondances suggérées, lier à un fournisseur existant ou en créer un nouveau. Une correspondance appropriée des fournisseurs garantit des enregistrements de fournisseurs cohérents et des rapports précis.

### Que signifient les différents statuts de documents (Nouveau, Prêt à publier, Publié, Archivé) ?
Les documents progressent à travers les statuts : Nouveau - tout juste téléversé et en cours de traitement ; Prêt à publier - extraction terminée, prêt pour révision et publication ; Publié - envoyé avec succès vers votre logiciel comptable ; Archivé - terminé et stocké pour les dossiers. Vous pouvez déplacer manuellement les documents entre les statuts ou utiliser des opérations en bloc.

### Puis-je publier plusieurs documents à la fois ?
Oui. Depuis la page Coûts, sélectionnez plusieurs documents à l'aide des cases à cocher, puis cliquez sur le bouton de publication en bloc pour les envoyer tous vers votre logiciel comptable en une seule fois. Cela permet d'économiser énormément de temps lors du traitement de nombreuses factures. Vous pouvez également supprimer, archiver ou déplacer des documents en bloc.

### Que se passe-t-il lorsque je publie un document vers mon logiciel comptable ?
Lorsque vous publiez un document, nous créons une facture (ou dépense) dans votre logiciel comptable avec le fournisseur, les lignes, les taxes et les totaux extraits. Les notes de crédit fournisseur (avoirs) sont envoyées à QuickBooks Online comme avoirs fournisseur, ce qui diminue les comptes fournisseurs — pas comme des factures à payer. Vous pouvez publier un document ou plusieurs à la fois. Les documents publiés peuvent être renvoyés si vous les modifiez dans Railey ; l'annulation ou la suppression de la transaction dans QuickBooks se fait dans QuickBooks.

### Comment dépublier, annuler ou supprimer un document déjà envoyé à QuickBooks ?
Railey n'annule pas et ne supprime pas les transactions déjà présentes dans QuickBooks. Ouvrez la facture fournisseur ou l'avoir dans QuickBooks Online (Dépenses → Factures, ou Avoirs fournisseur) et utilisez Annuler (Void) ou Supprimer.

Le document reste « Publié » dans Railey. C'est seulement l'enregistrement Railey qu'une copie a été envoyée — cela ne vous empêche pas de corriger ou de retirer la transaction dans QuickBooks. Si vous devez envoyer une copie corrigée, corrigez le document dans Railey puis publiez-le de nouveau, et annulez l'original dans QuickBooks pour éviter un doublon.

### Comment gérer les documents dans différentes devises ?
La devise est déterminée par le paramètre de devise par défaut du fournisseur. Bien que l'IA puisse détecter la devise du document, la devise du fournisseur prévaut en fin de compte lors de la publication vers votre logiciel comptable. Le support multi-devises doit être activé dans votre compte du logiciel comptable, et les taux de change sont gérés selon vos paramètres.

### Que se passe-t-il si je téléverse la même facture deux fois ?
L'application traite chaque page téléversée telle quelle, donc téléverser la même facture deux fois entraînera des doublons et une consommation supplémentaire de crédits. Il est de votre responsabilité de vérifier que les documents ne sont pas soumis plus d'une fois avant le téléversement.

### Quelles sont les limites de documents pour mon plan d'abonnement ?
Le traitement des documents utilise des crédits ; il n'y a pas de quota de documents gratuits par mois. Débutant inclut 50 Go de stockage et les utilisateurs multiples. Pro inclut 100 Go de stockage, les utilisateurs multiples et plusieurs fichiers d'entreprise comptable. Les deux forfaits incluent l'entraînement personnalisé de Railey et l'intégration avec QuickBooks Online, Zoho, FreshBooks et Xero.

### Que se passe-t-il pendant et après mon essai gratuit ?
Votre essai gratuit de 14 jours vous donne un accès complet pour explorer l'application. Pendant l'essai, vous ne pouvez pas mettre à niveau ou modifier les plans — cette restriction garantit une période d'évaluation équitable. Lorsque l'essai se termine, vous devrez sélectionner un plan d'abonnement pour continuer à traiter les documents. Tous les documents téléversés pendant l'essai restent accessibles.

### Que se passe-t-il en cas de mise à niveau ou de rétrogradation ?
Les mises à niveau vers un palier supérieur sur le même type de facturation (mensuel vers mensuel, ou annuel vers annuel) prennent effet immédiatement avec facturation au prorata.

Passer d'un engagement annuel à une facturation mensuelle — même en montant de palier — est planifié pour la fin de votre période d'engagement, car vous avez souscrit pour la durée complète.

Les rétrogradations sont toujours planifiées : elles prennent effet à la fin de votre période de facturation (forfaits mensuels) ou d'engagement (forfaits annuels). Vous conservez vos fonctionnalités actuelles jusque-là.

Si un changement est planifié, une bannière sur votre page Abonnements affiche le forfait cible et la date d'effet. Vous pouvez annuler ce changement en attente à tout moment avant qu'il ne prenne effet.

Lors d'une rétrogradation de Pro à Débutant avec plusieurs entreprises, vous choisirez quelle entreprise conserver (Débutant ne prend en charge qu'une entreprise). Vos données restent accessibles.

### Quand est-ce que mon abonnement commence ?
Votre abonnement démarre dès le moment où vous complétez votre paiement. Vous avez accès à toutes les fonctionnalités de votre plan immédiatement.

### Puis-je passer du plan Débutant au plan Pro ?
Oui, à tout moment. En facturation mensuelle, les fonctionnalités Pro sont activées immédiatement avec un montant au prorata pour le reste de votre période.

Si vous êtes sur un plan Débutant annuel et choisissez Pro Mensuel, le changement est planifié pour la fin de votre engagement — vous conservez Débutant jusque-là. Pour une mise à niveau immédiate, choisissez Pro sur un cycle de facturation annuel.

### Puis-je passer du plan Pro au plan Débutant ?
Oui. La rétrogradation est planifiée pour la fin de votre période de facturation (forfaits mensuels) ou d'engagement (forfaits annuels). Vous conservez l'accès Pro complet jusqu'à cette date.

### J'utilise la fonctionnalité multi-entreprise et je veux passer au plan Débutant. Que se passe-t-il ?
Le plan Débutant ne permet qu'une seule entreprise. Avant que votre rétrogradation soit effective à la fin du cycle, vous devrez sélectionner l'entreprise que vous souhaitez conserver. Les autres entreprises ne seront plus accessibles une fois le changement de plan effectué.

### Puis-je annuler à tout moment ?
Oui. Annulez depuis la page Abonnements de votre compte. Sur un forfait mensuel, l'accès continue jusqu'à la fin de la période de facturation en cours. Sur un engagement annuel, l'annulation est planifiée pour la fin de votre période d'engagement — vous restez pleinement abonné jusque-là.

### J'ai souscrit à un engagement de longue durée et je souhaite revenir à une facturation de courte durée. Est-ce possible ?
Tant que votre engagement annuel est actif, vous ne pouvez pas passer à la facturation mensuelle avant sa fin. Vous pouvez planifier un passage au mensuel (ou tout autre forfait) depuis la page Abonnements — le changement prendra effet à la date de fin de votre engagement.

Les mises à niveau vers un palier supérieur sur un cycle annuel peuvent toujours être appliquées immédiatement. Après la fin de votre engagement, vous pourrez changer de forfait librement.

### J'ai déjà un changement de forfait planifié. Puis-je changer d'avis ?
Oui. Lorsqu'un changement est en attente, une bannière ambre sur votre page Abonnements affiche le forfait cible et la date d'effet. Cliquez sur « Annuler le changement » pour supprimer le changement planifié et conserver votre forfait actuel, puis demandez un autre forfait si vous le souhaitez.

Un seul changement de forfait peut être planifié à la fois. Si vous tentez un autre changement alors qu'un est en attente, vous serez invité à conserver ou supprimer le changement existant.

### Puis-je utiliser plusieurs sociétés du logiciel comptable ?
Oui, avec un abonnement Pro. Vous pouvez connecter plusieurs sociétés du logiciel comptable, basculer entre elles depuis le menu d'en-tête et même déplacer des documents d'une société à une autre. Le plan Débutant ne prend en charge qu'une seule société. Si vous rétrogradez de Pro à Débutant tout en gérant plusieurs sociétés, vous serez invité à sélectionner quelle société conserver active.

### Comment ajouter des membres d'équipe à mon compte ?
En tant que propriétaire du compte (Client), accédez à la page Utilisateurs depuis le menu de la barre latérale. Cliquez sur Ajouter un utilisateur et renseignez ses informations, y compris l'e-mail. Les utilisateurs ne créent pas de mot de passe à cette étape. À chaque connexion, ils doivent utiliser le mot de passe à usage unique reçu par e-mail. Vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs à tout moment. Vous pouvez ajouter jusqu'à 25 utilisateurs sur un plan Pro.

### Quelle est la différence entre les rôles Client et Utilisateur ?
Les Clients sont des propriétaires de compte avec un accès complet : ils peuvent gérer les utilisateurs, les abonnements, la facturation et les paramètres de l'entreprise. Les Utilisateurs ont un accès standard pour téléverser des documents, traiter des factures, gérer des fournisseurs et publier vers le logiciel comptable — mais ne peuvent pas gérer d'autres utilisateurs ou la facturation. Seul le Client qui a créé le compte peut ajouter ou supprimer des utilisateurs.

### Pourquoi ai-je été déconnecté ou vois-je un écran de verrouillage ?
Pour des raisons de sécurité, les sessions se verrouillent automatiquement après 30 minutes d'inactivité. Vous verrez un avertissement 2 minutes avant l'expiration avec des options pour rester connecté ou verrouiller immédiatement. Si verrouillé, cliquez simplement sur Déverrouiller pour continuer — votre travail est préservé. Cela protège vos données financières si vous vous éloignez de votre ordinateur.

### Quelles données se synchronisent depuis votre logiciel comptable et à quelle fréquence ?
Nous synchronisons votre plan comptable, fournisseurs/vendeurs, clients, articles, devises et codes fiscaux depuis votre logiciel comptable. Cela garantit que les comptes de dépenses et les listes de fournisseurs sont toujours à jour. Vous pouvez déclencher manuellement une synchronisation complète ou synchroniser des types de données spécifiques à tout moment depuis la page Connexions en ouvrant votre entreprise et en utilisant les boutons de synchronisation.

### Où sont stockées mes données financières et comment sont-elles protégées ?
Railey est entièrement hébergé sur Microsoft Azure dans la région Centre des États-Unis. Les échanges entre votre navigateur, votre système comptable et nos services d'IA sont sécurisés par TLS 1.2/1.3, et toutes les données au repos sont chiffrées avec AES-256, protégées par des coffres-forts sécurisés, des contrôles d'accès basés sur les rôles et des audits réguliers.

### Railey ou ses partenaires d'IA réutilisent-ils les documents que je téléverse ?
Nous ne transmettons vos documents que pour fournir les fonctionnalités que vous demandez. OpenAI et Anthropic traitent les informations conformément à leurs politiques d'utilisation publiées, et nous journalisons chaque transmission pour les examens de conformité. La facturation sécurisée est gérée par le système de paiement intégré à la plateforme ; aucune donnée de paiement n'est stockée sur nos serveurs.

### Comment fonctionnent les crédits et expirent-ils ?
Chaque extraction de document par l'IA consomme des crédits car nous rémunérons nos fournisseurs tiers à chaque requête. Les crédits et les abonnements ne sont pas remboursables et les crédits non utilisés sont perdus en cas d'annulation. Si vous revenez dans les 12 mois, les crédits restants sont automatiquement réactivés dès que votre abonnement est de nouveau actif.

### Où puis-je suivre mon offre et ma consommation de crédits ?
Dans la barre latérale, sélectionnez Abonnement : un tableau de bord affiche votre offre active, les crédits restants, l'utilisation récente ainsi que le bouton « Achat » pour acheter des crédits supplémentaires ou mettre à niveau votre abonnement. Sur cette même page abonnement, vous pouvez aussi utiliser les boutons « Crédit » ou « Gérer l'abonnement » pour consulter l'historique de vos achats ou récupérer vos factures.

### Puis-je obtenir un remboursement si l'extraction IA est incorrecte ?
Chaque requête entraîne des coûts non remboursables auprès de nos fournisseurs d'IA ; nous ne pouvons donc pas rembourser les abonnements ou les packs de crédits. Vous pouvez néanmoins vérifier et modifier les données extraites dans l'afficheur de documents avant de les comptabiliser afin de garantir la qualité du résultat.

### Comment connecter ou déconnecter mon système comptable ?
Utilisez la page Connexions pour autoriser l'accès via OAuth 2.0. Pour déconnecter, rendez-vous dans les paramètres de votre compte du logiciel comptable et révoquez l'accès depuis là-bas—c'est la méthode officielle qui garantit une déconnexion propre. Dans Railey, vous pouvez consulter vos entreprises connectées via Connexions → Afficher la liste. Nous recommandons d'activer l'authentification multifacteur sur votre compte du logiciel comptable.

### Railey est-il créé ou affilié à des éditeurs de logiciels comptables (ex. QuickBooks, Xero, Zoho Books, FreshBooks) ?
Non. Railey est une application indépendante qui n'est ni affiliée, ni sponsorisée, ni approuvée par Intuit Inc., Xero Limited, Zoho Corporation, FreshBooks ou d'autres éditeurs. QuickBooks®, Intuit®, Xero®, Zoho®, Zoho Books®, FreshBooks® et les marques associées appartiennent à leurs détenteurs respectifs. Nous nous intégrons aux logiciels comptables via leurs API officielles pour offrir des flux comptables fluides, mais ces éditeurs n'assument aucune responsabilité quant à Railey, son fonctionnement ou ses résultats.

### Ma liste de fournisseurs est vide, je ne peux pas sélectionner de comptes sur une facture, ou les nouvelles données n'apparaissent pas — que se passe-t-il ?
Il s'agit très probablement d'un problème de synchronisation avec votre logiciel comptable. Lorsque Railey ne trouve pas vos fournisseurs, votre plan comptable ou d'autres données de votre logiciel comptable, cela signifie généralement que la synchronisation n'a pas encore été effectuée ou doit être actualisée.

Pour résoudre ce problème :
1. Cliquez sur le nom de votre entreprise dans l'en-tête en haut de la page.
2. Sélectionnez Synchronisation dans le menu.
3. Une page de détails s'affiche avec la date de dernière mise à jour pour chaque type de données (Comptes, Fournisseurs, Clients, etc.). Si l'une d'elles indique « Jamais », cela confirme le problème.
4. Cliquez sur le bouton Tout synchroniser.
5. Attendez environ 30 secondes — une notification de succès apparaîtra une fois la synchronisation terminée.
6. Revenez à votre page (liste des fournisseurs, comptes de facture, etc.) et toutes les données devraient maintenant s'afficher correctement.

### Que se passe-t-il si le logiciel comptable ou les services d'IA subissent une panne ?
Railey dépend de services tiers, notamment votre logiciel comptable, OpenAI et Anthropic. Si l'un de ces fournisseurs subit une interruption, certaines fonctionnalités—comme la comptabilisation vers le logiciel comptable ou l'extraction de documents par l'IA—peuvent être temporairement indisponibles. Vos documents existants, vos données extraites et votre compte restent entièrement accessibles. Nous surveillons la disponibilité en continu et informerons les utilisateurs de toute perturbation connue. Railey ne peut être tenu responsable des interruptions de service causées par des fournisseurs tiers.

### Combien de temps Railey conserve-t-il mes documents et journaux ?
Nous conservons les données des comptes actifs pendant toute la durée de votre abonnement, archivons les comptes inactifs jusqu'à sept ans pour répondre aux obligations légales et gardons les journaux de transmission pendant 24 mois pour les audits et les enquêtes de sécurité.

### Puis-je supprimer mon compte et demander la suppression de mes données ?
Oui. Vous pouvez demander la suppression de votre compte et de vos données personnelles en nous contactant à info@aisyaccounting.com. À réception de votre demande, nous supprimerons votre compte et les données associées conformément aux réglementations applicables en matière de vie privée. Veuillez noter que certains enregistrements, tels que les journaux de transmission, peuvent être conservés jusqu'à 24 mois, et les données archivées peuvent être gardées jusqu'à sept ans lorsque la loi l'exige. Tout abonnement actif doit être annulé avant de demander la suppression.

### Comment revoir les résultats de l'IA avant qu'ils n'atteignent mon système comptable ?
Depuis la page Achats, vous pouvez ouvrir n'importe quel document pour accéder à l'espace Afficher le document. Vous y comparez le fichier d'origine avec les champs extraits, ajustez les lignes et décidez de comptabiliser ou non l'écriture.

### Je ne suis pas satisfait de l'extraction de la facture — les valeurs étaient inexactes, trop détaillées ou pas assez, ou les erreurs reviennent toujours pour un fournisseur. Que puis-je faire ?
Le système IA n'est pas parfait et peut nécessiter une intervention humaine parfois ; dans ce cas, nous l'indiquons dans la section Sommaire exécutif pour que vous puissiez réviser. Vous pouvez aussi « éduquer » Railey avec des instructions spécifiques par fournisseur : dans la barre latérale, sélectionnez « Préférences IA », puis la tuile « Préférences fournisseur ». Sur cette page, utilisez les notes fournisseur pour donner à Railey des instructions qui corrigeront les erreurs pour les prochaines factures. Vous pouvez ajuster le niveau de détail souhaité dans les paramètres des préférences IA. En ouvrant la tuile « Préférences entreprise », vous pouvez indiquer à Railey la localisation et le secteur de votre entreprise, ce qui améliore aussi la précision. Nous vous encourageons à explorer le menu Préférences IA et à ajuster ces paramètres pour personnaliser votre IA et améliorer les résultats.

### Sous quel délai le support me répondra-t-il ?
Notre accord de service prévoit un accusé de réception des demandes de support sous deux jours ouvrables. Envoyez un courriel à info@aisyaccounting.com avec le nom de votre entreprise et le contexte ; nous surveillons la disponibilité en continu et escaladons les incidents qui touchent la plateforme ou les intégrations.

### Existe-t-il une visite guidée pour aider les nouveaux utilisateurs à découvrir l'application ?
Nous développons actuellement une visite guidée interactive qui accompagnera les nouveaux utilisateurs à travers les fonctionnalités clés étape par étape. En attendant, chaque page inclut des info-bulles et des conseils contextuels. Pour une assistance personnalisée, contactez-nous à info@aisyaccounting.com.

## FAQ (en)

### What does Railey do?
Railey gives self-employed professionals and small bookkeeping firms a powerful gateway to AI to automate their bookkeeping. It doesn't just read your receipts — it interprets them and learns how you work, at lightning speed.

### Who is Railey for?
Railey is for self-employed professionals and small bookkeeping firms that want a practical gateway to AI to automate their bookkeeping. Typical users include restaurants, electricians, freelancers, real estate brokers, bookkeepers, plumbers, hairdressers, home builders, dentists, consultants, and many other trades and practices that send invoices.

### What file types can I upload?
We support PDF and the following image formats: JPG, JPEG, JFIF, PNG, BMP, TIFF, TIF, and HEIF. We also support video files: MOV, MP4, WEBM, and AVI (max 150 MB per file, max 1 minute duration). Each page is processed individually for maximum accuracy. HTML, Word (DOCX), and Excel (XLSX) files are not supported at this time.

### What is the maximum file size I can upload?
For documents (PDF, images), the total size of all files in a single upload must not exceed 25 MB. For video files (MOV, MP4, WEBM, AVI), each file must not exceed 150 MB and must be no longer than 1 minute in duration. If your files exceed these limits, please upload them in smaller batches.

### Are there page or resolution limits?
Yes. PDF files are limited to 200 pages per file. Images cannot exceed 10,000 x 10,000 pixels. If your PDF exceeds the page limit, please split it into smaller files before uploading. If your image exceeds the resolution limit, please resize it before uploading.

### Can I upload multi-page documents?
Yes. Multi-page PDFs (up to 200 pages) are automatically split and analyzed page by page to ensure accurate extraction of all information.

### How are my uploaded files processed?
Your documents are processed with AI vision technology using advanced models and other reading tools. We validate the information using multiple layers of validation. However, the system is not perfect and results depend on the quality and format of the uploaded document.

### What's the difference between 'One document per file' and 'One document per page'?
One document per file treats each uploaded file as a single document (e.g., a 5-page PDF = 1 invoice). One document per page splits multi-page files into separate documents (e.g., a 5-page PDF = 5 invoices). Choose based on how your invoices are scanned or saved.

### What information does the AI extract?
The AI extracts vendor name and address, invoice number and date, currency, line items (description, quantity, price, total), taxes (GST/HST, VAT, etc.), subtotals and totals, and payment details when present.

### What happens if the AI isn't sure about something?
The system flags uncertain fields for review and provides a validation summary so you can quickly spot and correct potential issues before posting to your accounting system.

### Can I edit the extracted data?
Absolutely. You can review and edit every field before finalizing or exporting. The system is designed for human verification to ensure accuracy.

### What are expense accounts and why do I need to assign them?
Expense accounts (from your accounting system Chart of Accounts) categorize each line item for proper bookkeeping—like 'Office Supplies,' 'Travel,' or 'Equipment.' Assigning the correct account ensures accurate financial reports. The AI suggests accounts, but you should review and adjust them before posting.

### How does supplier matching work?
When processing a document, we attempt to match the vendor name to existing suppliers in your system. You can review suggested matches, link to an existing supplier, or create a new one. Proper supplier matching ensures consistent vendor records and accurate reporting.

### What do the different document statuses mean (New, Ready to Post, Posted, Archived)?
Documents progress through statuses: New - just uploaded and being processed; Ready to Post - extraction complete, ready for review and posting; Posted - successfully sent to your accounting system; Archived - completed and stored for records. You can manually move documents between statuses or use bulk operations.

### Can I bulk post multiple documents at once?
Yes. From the Costs page, select multiple documents using the checkboxes, then click the bulk post button to send them all to your accounting system at once. This is a huge time-saver when processing many invoices. You can also bulk delete, archive, or move documents.

### What happens when I post a document to my accounting system?
When you post a document, we create a bill (or expense) in your accounting system with the extracted vendor, lines, taxes, and totals. Supplier credit notes (avoirs) post to QuickBooks Online as vendor credits so accounts payable decreases — not as bills. You can post one document or several at once. Posted documents can be reposted if you change them in Railey; voiding or deleting the transaction in QuickBooks is done in QuickBooks itself.

### How do I unpost, void, or delete a document after it was sent to QuickBooks?
Railey does not void or delete transactions that are already in QuickBooks. Open the bill or vendor credit in QuickBooks Online (Expenses → Bills, or Vendor credits) and use Void or Delete there.

The document stays in Railey as Posted. That is only Railey's record that a copy was sent — it does not block you from correcting or removing the transaction in QuickBooks. If you need a corrected copy in QuickBooks, fix the document in Railey and post again, then void the original in QuickBooks so it is not duplicated.

### How do I handle documents in different currencies?
The currency is determined by the supplier's default currency setting. While the AI can detect the document currency, the supplier's currency ultimately prevails when posting to your accounting system. Multi-currency support must be enabled in your accounting system account, and exchange rates are handled according to your accounting system settings.

### What happens if I upload the same invoice twice?
The app processes every page you upload as-is, so uploading the same invoice twice will result in duplicate entries and additional credit usage. It is your responsibility to verify that documents are not submitted more than once before uploading.

### Where is my financial data stored and how is it protected?
Railey is hosted entirely on Microsoft Azure in the Central United States region. Data moving between your browser, accounting system, and our AI services uses TLS 1.2/1.3, and everything stored at rest is encrypted with AES-256, locked behind secure vaults, role-based access controls, and regular security audits.

### Does Railey or its AI partners reuse the documents I upload?
We only transmit your documents to deliver the features you request. OpenAI and Anthropic process information under their published usage policies, and we log every transmission for compliance reviews. Payment details never touch our servers; secure billing is handled by integrated payment processing that follows industry privacy and security practices.

### Why did I get logged out?
For security, sign-in relies on time-limited tokens. When your token expires (or is revoked), you’ll be asked to sign in again. If you were idle for a while, the next action you take may trigger re-authentication.

### How do credits work and do they expire?
Each AI document extraction consumes credits because we pay third-party providers per request. Credits and subscriptions are non-refundable, and unused credits are forfeited when you cancel. If you return within 12 months, any remaining credits are automatically reinstated once your subscription is active again.

### What are the document limits for my subscription plan?
Document processing uses credits, not a free monthly document allowance. Starters includes 50 GB of storage and multiple users. Pro includes 100 GB of storage, multiple users, and multiple accounting-company files. Both plans include personalized Railey training and integrations with QuickBooks Online, Zoho, FreshBooks, and Xero.

### What happens during and after my free trial?
Your 14-day free trial gives you full access to explore the app. During the trial, you cannot upgrade or change plans—this restriction ensures a fair evaluation period. When the trial ends, you'll need to select a subscription plan to continue processing documents. Any documents uploaded during the trial remain accessible.

### Where can I track my plan and credit consumption?
In the sidebar, select Subscription: a dashboard shows your active plan, remaining credits, recent usage, and the "Purchase" button to buy additional credits or upgrade your subscription. On that same subscription page, you can also use the "Credit" or "Manage subscription" buttons to view your purchase history or retrieve your invoices.

### Can I get a refund if the AI extraction is inaccurate?
Because every request triggers non-refundable costs with our AI providers, we cannot issue refunds for subscriptions or credit packs. You can always review and edit extracted data in the document viewer before posting it to your accounting system to make sure the output meets your standards.

### What happens when I upgrade or downgrade my subscription?
Upgrades to a higher tier on the same billing type (monthly to monthly, or annual to annual) take effect immediately with prorated billing.

Moving from an annual commitment to monthly billing—even when upgrading tier—is scheduled for the end of your commitment period, because you signed up for the full term.

Downgrades are always scheduled: they take effect at the end of your current billing period (monthly plans) or commitment period (annual plans). You keep your current features until then.

If a change is scheduled, a banner on your Subscriptions page shows the target plan and effective date. You can cancel that pending change anytime before it takes effect.

When downgrading from Pro to Starter with multiple companies connected, you'll choose which company stays active (Starter supports one company only). Your document data remains accessible.

### When does my subscription start?
Your subscription starts as soon as you complete payment. You get immediate access to every feature included in your plan.

### Can I switch from the Starter plan to the Pro plan?
Yes, anytime. On monthly billing, Pro features are enabled right away with a prorated charge for the remainder of your billing period.

If you are on an annual Starter plan and choose Pro Monthly, the change is scheduled for the end of your commitment—you keep Starter until then. To upgrade immediately, choose Pro on an annual billing cycle instead.

### Can I switch from the Pro plan to the Starter plan?
Yes. The downgrade is scheduled for the end of your current billing period (monthly plans) or commitment period (annual plans). You keep full Pro access until that date.

### I use multi-company and want to move to the Starter plan. What happens?
Starter supports only one company. Before the downgrade takes effect at the end of your billing period, you must choose which company to keep. The other companies will no longer be accessible after the plan change completes.

### Can I cancel anytime?
Yes. Cancel from the Subscriptions page in your account. On a monthly plan, access continues until the end of the current billing period. On an annual commitment, cancellation is scheduled for the end of your commitment period—you remain fully subscribed until then.

### I'm on a long-term commitment and want to return to short-term billing. Is that possible?
While your annual commitment is active, you cannot switch to monthly billing before it ends. You may schedule a move to monthly (or any other plan) from the Subscriptions page—the change takes effect on your commitment end date.

Upgrades to a higher tier on an annual cycle can still be applied immediately. After your commitment ends, you can change plans freely on any billing cadence.

### I already have a plan change scheduled. Can I change my mind?
Yes. When a plan change is pending, an amber banner on your Subscriptions page shows the target plan and effective date. Click "Cancel change" to remove the scheduled change and keep your current plan, then request a different plan if you wish.

Only one plan change can be scheduled at a time. If you try to make another change while one is pending, you'll be prompted to keep or remove the existing schedule first.

### Can I use multiple accounting system company files?
Yes, with a Pro subscription. You can connect multiple accounting system companies, switch between them from the header menu, and even move documents from one company to another. The Starter plan supports one company file only. If you downgrade from Pro to Starter while managing multiple companies, you'll be prompted to select which company to keep active.

### How do I add team members to my account?
As the account owner (Client), go to the Users page from the sidebar menu. Click Add User and fill in their details, including email. Users do not create a password in this step. Each time they sign in, they must use the one-time password sent to their email. You can add or remove users at any time. You can add up to 25 users on a Pro plan.

### What's the difference between Client and User roles?
Clients are account owners with full access: they can manage users, subscriptions, billing, and company settings. Users have standard access to upload documents, process invoices, manage suppliers, and post to your accounting system—but cannot manage other users or billing. Only the Client who created the account can add or remove users.

### How do I connect or disconnect my accounting system?
Use the Connections page to authorize access over OAuth 2.0. To disconnect, go to your accounting system account settings and revoke access from there—this is the official way to disconnect and ensures a clean removal. Within Railey you can view your connected companies by opening Connections → View List. We recommend enabling multi-factor authentication on your accounting system account.

### What data syncs from your accounting system and how often?
We sync your Chart of Accounts, Suppliers/Vendors, Customers, Items, Currencies, and Tax Codes from your accounting system. This ensures expense accounts and vendor lists are always current. You can manually trigger a full sync or sync specific data types anytime from the Connections page by opening your company and using the sync buttons.

### Is Railey made by or affiliated with accounting software providers (e.g. QuickBooks, Xero, Zoho Books, FreshBooks)?
No. Railey is an independent application and is not affiliated with, sponsored by, or endorsed by Intuit Inc., Xero Limited, Zoho Corporation, FreshBooks, or other accounting software vendors. QuickBooks®, Intuit®, Xero®, Zoho®, Zoho Books®, FreshBooks®, and related marks are trademarks of their respective owners. We integrate with accounting systems through their official APIs to provide seamless accounting workflows, but those vendors assume no responsibility for Railey, its operation, or its results.

### My supplier list is empty, I can't select any accounts on an invoice, or newly added data isn't showing up — what's wrong?
This is most likely an accounting system synchronization issue. When Railey cannot find your suppliers, chart of accounts, or other data from your accounting system, it usually means the sync has not run yet or needs to be refreshed.

To fix this:
1. Click on your company name in the top header.
2. Select Synchronization from the menu.
3. A sync details page will open showing the last update time for each data type (Accounts, Suppliers, Customers, etc.). If any of them show "Never", that confirms the issue.
4. Click the Sync All button.
5. Wait about 30 seconds — a success notification will appear once the sync is complete.
6. Go back to your page (suppliers list, invoice accounts, etc.) and everything should now be populated correctly.

### What happens if my accounting system or the AI services experience an outage?
Railey depends on third-party services including your accounting system, OpenAI, and Anthropic. If any of these providers experience downtime, certain features—such as posting to your accounting system or AI document extraction—may be temporarily unavailable. Your existing documents, extracted data, and account remain fully accessible. We monitor uptime 24/7 and will notify users of any known disruptions. Railey cannot be held responsible for service interruptions caused by third-party providers.

### How long does Railey keep my documents and logs?
We retain active account data for the life of your subscription, archive inactive accounts for up to seven years to meet legal requirements, and keep transmission logs for 24 months to support audits and security investigations.

### Can I delete my account and request removal of my data?
Yes. You can request account deletion and removal of your personal data by contacting us at info@aisyaccounting.com. Upon receiving your request, we will delete your account and associated data in accordance with applicable privacy regulations. Please note that certain records such as transaction logs may be retained for up to 24 months, and archived data may be kept for up to seven years where legally required. Any active subscription should be cancelled before requesting deletion.

### How can I review AI results before they reach my accounting system?
From the Costs page you can open any document, which launches the View Document workspace. There you can compare the original file with extracted fields, adjust line items, and decide whether to post or hold the entry.

### I'm not satisfied with the invoice extraction—values were inaccurate, too detailed or not detailed enough, or errors keep happening for a specific supplier. What can I do?
The AI system is not perfect and may need human intervention sometimes. When that's the case, we indicate it in the Executive Summary section so you can review. You can also educate Railey with specific instructions per supplier: in the sidebar, select "AI preferences", then the "Vendor Preferences" tile. On that page, use vendor notes to give Railey specific instructions that will correct errors for future invoices. You can tune how much detail you want from the invoice in the AI preferences settings. By opening the "Company Preferences" tile, you can tell Railey your company location and industry, which also improves accuracy. We encourage you to explore the AI preferences menu and adjust these settings to customize your AI and improve results.

### How quickly will someone respond if I need help?
Our service agreement commits to acknowledging support requests within two business days. Email info@aisyaccounting.com with your company name and details—we monitor uptime 24/7 and escalate issues that affect availability or integrations.

### Is there a guided tour to help new users learn the app?
We're building an interactive guided tour that will walk new users through the key features step by step. In the meantime, each page includes helpful tooltips and contextual hints. For personalized onboarding assistance, contact us at info@aisyaccounting.com.

## Links
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